• Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia 1991.
• Ley 1266 de 2008.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Decreto Reglamentario 2952 de 2010.
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
• Y demás normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales.

Dar cumplimiento a las disposiciones consagradas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, acatando como responsable del tratamiento de datos personales, el deber legal de adoptar un manual interno que desarrolle el derecho constitucional de Hábeas Data y establezca procedimientos para consultas y reclamos.

Razón Social: E.D. INGEOTECNIA S.A.S
Domicilio: Calle 35C No. 22C – 40 Cañaveral Plaza
Municipio: Floridablanca, Santander.
Nit.: 900.544.243-2
Correo electrónico: protecciondedatos@ingeotecnia.com.co
Celular: 3182586969.
Área encargada: Gerencia Administrativa y Financiera.

Derecho de Hábeas Data: Es el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas, su fundamento constitucional se encuentra en los artículos 15 (inciso 1) y 20 (inciso 2) de la Constitución Política de Colombia 1991.

Para lograr un entendimiento adecuado del presente manual, se relacionan las siguientes definiciones, en concordancia con el artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigido al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.
• Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son datos públicos, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público, entre otros.
• Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
• Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como por ejemplo: Los que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.
• Dato Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Estos principios en marcan el desarrollo, la interpretación y la aplicación de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y del presente manual:

• Principio de legalidad: El tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley.
• Principio de finalidad: El tratamiento que realice E.D. INGEOTECNIA S.A.Sobedecerá a una finalidad legítima, la cual le será oportunamente informada al Titular.
• Principio de libertad: El tratamiento será ejecutado por E.D. INGEOTECNIA S.A.S solo cuando obtenga el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos ni divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, de acuerdo con los datos que hayan sido suministrados por el Titular.
• Principio de transparencia: E.D. INGEOTECNIA S.A.S garantizará el derecho del titular de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento está sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución Política de Colombia 1991. Sólo las personas autorizadas por el titular y/o aquellas señaladas en la ley podrán realizar el Tratamiento.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de E.D. INGEOTECNIA S.A.S, será manejada implementando las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias que otorguen seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

• Los datos personales serán recolectados, almacenados, usados, circulados, transmitidos, transferidos y/o suprimidos por la empresa para el desarrollo de su objeto social, el cumplimiento de deberes legales y para ejecutar de forma adecuada la relación existente con los titulares de los datos.
• La empresa dará tratamiento a los datos personales cuando se encuentre debidamente facultada para realizarlo, según disposiciones legales o por autorización del titular.
• La autorización que emita el titular debe cumplir con los requisitos legales y se podrá obtener bajo cualquiera de los mecanismos previstos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
• Los datos serán tratados durante el tiempo que se mantenga la relación con el titular, quien podrá actualizar, modificar o rectificar su información en cualquier momento.
• El titular podrá solicitar a la empresa el suprimir sus datos personales o revocar su autorización, según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.
• La empresa y el encargado del Tratamiento velarán por la seguridad y confidencialidad de los datos personales.
• El Tratamiento de la información, así como su recopilación podrá realizarse directamente o por intermedio de terceros, quienes deberán en todo momento acatar el presente manual.
• La base de datos estará vigente durante la existencia de E.D. INGEOTECNIA S.A.S.
• La información sensible únicamente será recolectada cuando sea imprescindible para el cumplimiento del objeto social de E.D. INGEOTECNIA S.A.S, debiéndose cumplir en todo momento lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

E.D. INGEOTECNIA S.A.S garantiza la adecuada conservación, confidencialidad y seguridad de la información que se encuentra bajo su Tratamiento. La empresa implementará todos los mecanismos necesarios y razonables para la protección de la información minimizando los riesgos de pérdida, adulteración, robo o consulta no autorizada, entre otros.

No obstante lo anterior, en los eventos de fuerza mayor o caso fortuito E.D. INGEOTECNIA S.A.S se exime de cualquier tipo de responsabilidad que se pudiera causar.

Una vez autorizado el tratamiento de datos personales por su titular, la empresa realizará el tratamiento de la información, persiguiendo las siguientes finalidades:

• Desarrollar el objeto social de la empresa.
• Ejecutar las relaciones comerciales, civiles y/o laborales adquiridas con el titular de la información.
• Informar sobre nuevos servicios, proyectos y/o eventos de la compañía.
• Realizar tratamiento estadístico.
• Efectuar los pagos de las obligaciones contraídas.
• Las demás finalidades que surjan en el desarrollo del objeto social.

Para realizar el tratamiento de la información se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, sin perjuicio de las excepciones consagradas en la Ley 1581 de 2012.

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Cuando se le solicite al titular la autorización, se le debe informar de manera clara y expresa lo siguiente: i) El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo; ii) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que se realicen, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niños y adolescentes; iii) Los derechos que le asisten al titular; iv) La identificación del responsable del tratamiento.

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos, señalados en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

• Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa, como responsable del tratamiento.
• Ser informado por E.D. INGEOTECNIA S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, como requisito previo el titular debe haber presentado una consulta o reclamo ante E.D. INGEOTECNIA S.A.Sy que la misma no haya sido resuelta o que no esté de acuerdo con la contestación recibida.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento E.D. INGEOTECNIA S.A.Sha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012, y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, E.D. INGEOTECNIA S.A.S se compromete a cumplir con los siguientes deberes, durante el tratamiento de datos personales:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para obrar con diligencia en la prevención de su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Procurar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades reportadas por los titulares, respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta, si así lo informa el titular, y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
• Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto.

La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto.

CONSULTAS.

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información que de los primeros repose en la base de datos de E.D. INGEOTECNIA S.A.S, la cual podrá ser consultada por escrito o por llamada telefónica.

Es importante que el titular acredite su identidad de la siguiente forma:

a) Solicitudes presentadas por medio de documento escrito: Adjuntar copia de la cédula de ciudadanía.
b) Solicitudes presentadas por llamada telefónica: Se deberá absolver satisfactoriamente un cuestionario de verificación de identidad.

Los causahabientes deberán acreditar el parentesco adjuntando copia de la escritura o documento judicial donde se dé apertura a la sucesión, y copia de su documento de identidad.

Los apoderados, deberán presentar copia auténtica del poder y de su documento de identidad.

TRÁMITE DE LA CONSULTA.

Una vez que E.D. INGEOTECNIA S.A.S reciba la solicitud de información por cualquiera de los medios antes señalados, procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del titular y al número de documento de identidad aportado.

Si llega a existir alguna divergencia en los datos, lo informará dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin que el solicitante aclare la inconsistencia.

Si revisado el documento aportado, el nombre del titular, y las respuestas satisfactorias al cuestionario de verificación de identidad, se determina que son coincidentes, E.D. INGEOTECNIA S.A.S procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles contados a partir del recibido de la misma.

En el evento en que E.D. INGEOTECNIA S.A.S considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

RECLAMOS.

Cuando el titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en la base de datos de E.D. INGEOTECNIA S.A.S debe ser corregida, actualizada o suprimida, podrán presentar una reclamación ante la empresa.

TRÁMITE DE LA RECLAMACIÓN.

El reclamo será formulado ante E.D. INGEOTECNIA S.A.S, acompañado de:

• El documento que identifique al titular o su causahabiente;
• La descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo;
• La dirección física o electrónica donde desea recibir notificaciones;
• Los documentos que pretenda hacer valer como prueba de los hechos que soportan la reclamación.

Si el reclamo se presenta de forma incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la reclamación para que subsane las fallas complementando el reclamo.

Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la complementación al reclamo en los términos señalados por la empresa, E.D. INGEOTECNIA S.A.S entenderá que el reclamante ha desistido de su pretensión.

Por el contrario, si la empresa recibe la reclamación debidamente formulada y con la totalidad de los requisitos señalados en el presente artículo, en el término de dos (2) días hábiles, se deberá incluir en la base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite”, y el motivo del mismo.

El término máximo para responder una reclamación es de quince (15) días hábiles. En caso que E.D. INGEOTECNIA S.A.S no pueda dar respuesta en el término previsto, deberá informarle al reclamante que tardará hasta ocho (8) días hábiles más para dar respuesta, y las razones por las cuales solicita la prórroga del término.

Los derechos de los titulares establecidos en la ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

a) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad.
b) Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

a) A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

E.D. INGEOTECNIA S.A.S ha designado como área responsable de velar por el cumplimiento de esta reglamentación a la Gerencia Administrativa y Financiera, dependencia que podrá correr traslado de las consultas o reclamos a otras áreas, en caso de requerir apoyo adicional para la solución del asunto.

La administración estará atenta para resolver consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través del correo electrónico: protecciondedatos@ingeotecnia.com.co

El titular, su causahabiente o apoderado, deberán agotar el trámite de consulta y reclamación ante E.D. INGEOTECNIA S.A.S, con anterioridad a la presentación de cualquier queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

El presente manual entra a regir a partir de la fecha de su publicación. INGEOTECNIA S.A.S se reserva el derecho de modificar el presente manual en cualquier momento, no obstante informará oportunamente a los titulares de cualquier modificación sustancial que se haga sobre los mismos.